Grievance Procedure

 

Purpose

In compliance with 40 C.F.R., Parts 5 and 7, Section 7.90(a), the Ecology Action Center has established a grievance procedure to ensure prompt and fair resolution of complaints alleging violations of Title VI, Section 601 of the 1964 Civil Rights Act and/or the EAC’s non-discrimination policy, in the administration of the Ecology Action Center’s programs and activities.

The grievance procedure is intended to address allegations of discrimination on the basis of:

  • Race;
  • Color;
  • National origin;
  • Religion;
  • Disability;
  • Income;
  • Age; or
  • Gender

The grievance procedure provides a process for filing a timely complaint to the proper authority and describes the process that will be used to investigate and resolve the complaint. However, the procedures do not apply to administrative actions that are being pursued in another forum.

Submission of a Complaint

1. Filing of Complaint

A person (or the authorized representative of a person) who believes that they or a class of persons have been discriminated against may file a complaint with the Ecology Action Center.  The Executive Director of the EAC is designated as the Civil Rights Coordinator.  Any complaints should:

    1. Be submitted in writing;
    2. Be filed within 60 days of an alleged violation (except as otherwise indicated in the following paragraph);
    3. Describe with specificity the action(s) by the Ecology Action Center that allegedly resulted in discrimination in violation of 40 C.F. R Parts 5 and 7;
    4. Describe with specificity the discrimination that allegedly occurred or will occur as the result of such action(s);
    5. Identify the partied impacted or potentially impacted by the alleged discrimination.

The Ecology Action Center may request additional information from the complainant if this information is needed to meet the complaint requirements described above. The Ecology Action Center may waive requirement 1.b. in its discretion in order to address allegations of potential discrimination caused by pending actions at the earliest appropriate and feasible juncture, or, for good cause, to address complaints failed more than 60 days after an alleged violation.

All written complains shall be addressed to:

Ecology Action Center
c/o Executive Director
PO Box 97
Normal, IL 61761

Within 10 days of receiving a written complain, the Ecology Action Center will provide the complainant with written notice of receipt. At this time, the Ecology Action Center may request any additional information needed to meet the complaint requirements above.  Within 10 days of receiving any additional information, the Ecology Action Center will provide the complainant with written notice that the complaint filing is complete.

2. Determination of Jurisdiction and Investigative Merit

The Ecology Action Center, based on information in the complaint and other information available, will determine if it has jurisdiction to pursue the matter and whether the complaint has sufficient merit to warrant an investigation. A complaint shall be regarded as meriting investigation unless:

    1. It clearly appears to on its face to be frivolous or trivial;
    2. Within the time allotted for making the determination of jurisdiction and investigative merit, the Ecology Action Center voluntarily concedes noncompliance and agrees to take appropriate remedial action or reaches an informal resolution with the complainant;
    3. Within the time allotted for making the determination of jurisdiction and investigative merit, the complainant withdraws the complaint;
    4. It is not timely and good cause does not exist for waiving the timing requirement under section 1.b.

Disposition of Complaints

Within 120 days of accepting a written complaint, the Ecology Action Center will respond in writing to the complainant with resolution.

 

En español

Objetivo

De conformidad con 40 C.F.R., Partes 5 y 7, Sección 7.90(a), el Centro de Acción Ecológica ha establecido un procedimiento de quejas para garantizar una resolución rápida y justa de las quejas que alegan violaciones del Título VI, Sección 601 de la Ley de Derechos Civiles de 1964 y/ o la política de no discriminación de EAC, en la administración de los programas y actividades del Centro de Acción Ecológica.

El procedimiento de quejas tiene por objeto abordar las denuncias de discriminación sobre la base de:

  • Carrera;
  • Color;
  • Origen nacional;
  • Religión;
  • Discapacidad;
  • Ingreso;
  • Edad; o
  • Género

El procedimiento de quejas proporciona un proceso para presentar una queja oportunamente ante la autoridad correspondiente y describe el proceso que se utilizará para investigar y resolver la queja. Sin embargo, los procedimientos no se aplican a las actuaciones administrativas que se tramitan en otro foro.

Presentación de una queja

1. Presentación de Queja

Una persona (o el representante autorizado de una persona) que cree que ellos o una clase de personas han sido discriminados pueden presentar una queja ante el Centro de Acción Ecológica. El Director Ejecutivo de la EAC es designado como el Coordinador de Derechos Civiles. Cualquier queja debe:

  1. Ser presentado por escrito;
  2. Presentarse dentro de los 60 días de una supuesta violación (excepto que se indique lo contrario en el siguiente párrafo);
  3. Describa con especificidad la(s) acción(es) del Centro de Acción Ecológica que presuntamente resultaron en discriminación en violación de 40 C.F. R Partes 5 y 7;
  4. Describir con especificidad la discriminación que supuestamente ocurrió o ocurrirá como resultado de tal(es) acción(es);
  5. Identifique a la parte afectada o potencialmente afectada por la supuesta discriminación.

El Centro de Acción Ecológica puede solicitar información adicional del denunciante si esta información es necesaria para cumplir con los requisitos de denuncia descritos anteriormente. El Centro de Acción Ecológica puede renunciar al requisito 1.b. a su discreción con el fin de abordar alegaciones de posible discriminación causada por acciones pendientes en el momento más temprano apropiado y factible, o, por una buena causa, para abordar denuncias falladas más de 60 días después de una supuesta violación.

Todas las quejas por escrito deben dirigirse a:

Centro de Acción Ecológica
c/o Director Ejecutivo
apartado de correos 97
Normal, IL 61761

Dentro de los 10 días posteriores a la recepción de una queja por escrito, el Centro de Acción Ecológica le proporcionará al denunciante una notificación por escrito de la recepción. En este momento, el Centro de Acción Ecológica puede solicitar cualquier información adicional necesaria para cumplir con los requisitos de queja anteriores. Dentro de los 10 días posteriores a la recepción de cualquier información adicional, el Centro de Acción Ecológica le proporcionará al denunciante un aviso por escrito de que la presentación de la denuncia está completa.

2. Determinación de Jurisdicción y Mérito Investigativo

El Centro de Acción Ecológica, con base en la información de la denuncia y otra información disponible, determinará si tiene jurisdicción para continuar con el asunto y si la denuncia tiene mérito suficiente para justificar una investigación. Se considerará que una queja merece investigación a menos que:

  1. Claramente parece a primera vista ser frívolo o trivial;
  2. Dentro del tiempo asignado para hacer la determinación de jurisdicción y mérito investigativo, el Centro de Acción Ecológica voluntariamente reconoce el incumplimiento y se compromete a tomar las medidas correctivas apropiadas o llega a una resolución informal con el denunciante;
  3. Dentro del plazo previsto para efectuar la determinación de competencia y mérito investigativo, el denunciante desiste de la denuncia;
  4. No es oportuno y no existe una buena causa para renunciar al requisito de tiempo bajo la sección 1.b.

Disposición de Quejas

Dentro de los 120 días posteriores a la aceptación de una queja por escrito, el Centro de Acción Ecológica responderá por escrito al denunciante con una resolución.